Die Serienbrieffunktion wurde von Grund auf überarbeitet, und bietet nun die Möglichkeit einen oder mehrere Empfänger bei der Erzeugung eines Serienbriefs zu bestimmen. dBs2000 ermittelt je nach Eintrag von Daten in den Adressfeldern, ob ein oder mehrere Briefe ausgegeben werden. Sollten also vom Schüler abweichende Elternadressen hinterlegt worden sein, werden Diese bei der Erzeugung des Serienbriefs berücksichtigt, so dass automatisch weitere Briefe mit der jeweils passenden Ansprache und Adresse des Elternteils erzeugt wird. Sollte ein Schüler die Volljährigkeit erreicht haben, setzt dBs2000 den Serienbriefempfänger des Schülers automatisch auf "nur an Schüler", so dass keine Eltern mehr versehentlich angeschrieben werden.
Folgende Auswahl steht als Serienbriefempfänger unter Schüler/Adressen zur Verfügung:
Serienbriefempfänger
Eltern oder volljähriger Schüler
Automatische Auswahl der Empfänger
nur an Mutter
Es wird nur die Adresse der Mutter verwendet
nur an Vater
Es wird nur die Adresse des Vaters verwendet
nur an Schüler
Es wird nur die Adresse des Schülers verwendet
Eltern sowie Vormund, bzw. Heim
Zusätzlich zu den Eltern wird auch die Adresse des Vormund/Heims verwendet
nur an Vormund, bzw. Heim
Es wird nur die Adresse des Vormunds/Heims verwendet
Automatische Auswahl der Empfänger im Modus "Eltern oder volljähriger Schüler"
Je nach Vollständigkeit der Namens- und Adressangaben bei Schüler, Mutter oder Vater werden ein bis zwei Serienbriefe je Schüler erzeugt.
Folgende Regeln kommen bei der Auswahl der Adressaten zur Anwendung:
1. Wenn der Name eines Elternteils vorhanden ist, die Adresse nicht vollständig eingetragen wurde, wird die Schüleradresse herangezogen, und das oder die Elternteile direkt oder gemeinsam in der Briefanrede angesprochen.
2. Wenn Vater- und Mutteradressen unterschiedlich sind, und sich zudem von der Schüleradresse unterscheiden, werden 2 Briefe an die jeweiligen Adressen gesendet.
3. Sind beide Elternadressen vollständig angegeben worden, und unterscheiden sich nicht, werden die Eltern gemeinsam in einem Brief angeschrieben.
4. Wenn kein Nachname zu Mutter oder Vater eingetragen ist, oder mit "---" markiert wurde, wird die Person ignoriert, auch wenn eine gültige Adresse hinterlegt sein sollte. Sind zu beiden Elternteilen keine Nachnamen hinterlegt, wird ein Fehler bei minderjährigen Schülern ausgegeben.
5. Ein Schüler wird nur direkt mit Briefanrede angeschrieben, wenn er volljährig ist.
Automatischer Adress-Check im Schülerdialog
Sollte eine Adresse nicht zu zu dem ausgewählten Serienbriefempfänger passen, oder unvollständig sein, wird Ihnen dies durch ein rotes Ausrufezeichen auf der Registerkarte "Adresse" signalisiert. Korrigieren oder vervollständigen Sie die Adresse und drücken auf "Speichern", im Anschluss wird die Prüroutine erneute durchgeführt.
In diesem Beispiel fehlt die Angabe der Strasse. Eine fehlende Hausnummer führt nicht zu einem Fehler, da es Strassen mit nur einem Haus gibt, und in dem Fall keine Hausnummer vergeben wird.
Manueller Adress-Check mittels Menüfunktion
Unter "Startmenu/Statistik/Serienbrief-Adressenscheck" können Sie den Zustand der Adressen aller Schüler prüfen (ausgenommen Hauptbuch und Warteliste) prüfen und mittels Filterliste bequem korrigieren.
Verwendung bestehender Word-Dokumentvorlagen
Die bestehenden Word Dokumentvorlagen können i.d.R. problemlos weiterverwendet werden. Die neuen Serienbriefdruckfelder werden von dBs2000 automatisch beim Erzeugen der Serienbriefe ersetzt.
Serienbriefdruckfelder
Für die Erstellung eines neuen Serienbriefs sind lediglich zwei Serienbriefdruckfelder einzufügen:
1. Im Adressbereich: adresse_sb
2. Im Bereich Briefanrede: briefanrede_sb
Die o.g. Serienbriefdruckfelder geben je nach Elternteil, Schüler oder Vormund die passenden Inhalte aus, so dass auf eine komplizierte "wenn dann" Funktion verzichtet werden kann.
Es stehen zusätzlich auch die einzelnen Bestandteile zur differenzierten Verwendung der Empfänger als Serienbriefdruckfelder zur Verfügung, diese Enden jeweils mit "_sb".
Im Anhang finden Sie einen Beispiel-Briefbogen mit den minimal einzusetzenden Serienbriefdruckfeldern.
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